よくお客様から、「領収書はいつまで保管する必要があるの？」とご質問を受けることがありますが、請求書や領収書はその事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から10年間保存しなければなりません。

例えば、決算が今年の3月31日の場合、今年の1月に受取った領収書は、今年の確定申告書の提出期限である5月31日の翌日6月1日から10年間保存が必要となります。

つい数年前までは、7年間でよかったのですが、税制改正にて、法人税法上の青色欠損金の繰越期間が7年から9年、さらに10年に延長されたことに伴い、領収書の保存期間も7年から10年に延長されました。

では、具体的に法人税法上どのように規定されているか確認していきます。

法人税法上の青色申告法人は、帳簿書類を整理し、7年間、納税地（一般的には会社の本店所在地）に保存しなければならず、欠損金（赤字決算）の生じた事業年度においては、帳簿書類は10年間保存しなければなりません。

当期の決算が黒字の場合には7年間の保存でよいのですが、残念ながら赤字の場合には、当期の帳簿書類は10年間保存しなければなりません。
ですので、保存場所が十分にある場合には、赤字黒字関係なく10年間保存される方が分かり易くよいと思います。

ここで帳簿書類とは、会社の取引を記録したものを「帳簿」といい、その帳簿と取引等に関して作成又は受領した書類を「書類」といい、2つ併せて「帳簿書類」といいます。
具体的には、
「帳簿」とは、総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などがあり、
「書類」には、例えば、棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、請求書、領収書、送り状、見積書などがあります。

最近では、ほとんどの会社で会計システムを使っているため、総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳は、会計システムで管理され、仕訳（取引）を入力すると自動的に作成されますので、確定申告書を提出したら、最低限、税務調査で必要とされる総勘定元帳は、会計システムから紙で出力し保管するようにしましょう。また、仕訳帳などは、税務調査で求められた場合に提出できるよう、PDFなどのデータで保管しておくのがベストです。

税理士としては、昔の会計税務処理・判断を確認したいときがあり、出来ればですが、帳簿書類のうち貸借対照表、損益計算書、総勘定元帳、固定資産台帳、契約書は、10年間といわず、永久保存でお願いしたいです。